Софтуерни отзиви

11 прегледани най-добрия софтуер за управление на документи до 2020 г.


Документите и файловете са съществена част от вашия бизнес.

Независимо дали управлявате голяма организация, малък бизнес или дори правите работа от домашна работа, има вероятност да създавате много документи. След като създадете тези документи, трябва да ги поддържате безопасни и организирани, за да гарантирате, че вашият екип и клиенти имат достъп до тях лесно.

За да направите нещата по-прости, можете да използвате софтуер за управление на документи.

Необходимостта от тези инструменти се увеличава, с глобален пазар на софтуер за управление на документи вероятно ще достигне 11,06 милиарда долара до 2028 година.

Тези инструменти стават все по-популярни - и то по добра причина.

Те ви помагат да поддържате файлове организирани и сигурни, за да осигурите безпроблемно сътрудничество между всички заинтересовани страни. Освен това те улесняват качването, изтеглянето или просто достъпа до файлове от всяка платформа, устройство или уеб браузър.

За да ви помогна да вземете правилното решение, класирах и прегледах най-добрия софтуер за управление на документи. Тези прегледи се основават на техните ключови характеристики, лесна употреба, интеграции, жизнен цикъл на документи, формати на файлове, автоматизация на работния процес, ценови планове и други.

Да започваме.

Кой е най-добрият софтуер за управление на документи?

Ето моите най-добри снимки за най-добрия софтуер за управление на документи, който ще използва тази година.

1. Dropbox.

Dropbox е една от най-популярните системи за управление на документи, предлагани всичко в едно. Той позволява управление на цифрови активи както за традиционни, така и за мултимедийни документи. Той също така позволява редактиране на документите и промените са видими в реално време на други потребители.

С нови функции като оптично разпознаване на символи (OCR), за да превърнете изображенията в текст и тонове интеграции на приложения на трети страни, не можете да сбъркате с Dropbox.

Основни функции:

  • Инструмент за прехвърляне на акаунт - Тя ви позволява да прехвърляте сигурно файлове между множество потребители в случай на разбъркване или промяна на отговорностите.
  • Dropbox Showcase - Покажете всичките си произведения на професионално управлявани страници и проследете потребителите, ангажиращи се с вашите файлове.
  • Интеграция на приложения на трети страни - Dropbox предлага стабилна интеграция с над 3,00 000 свързани приложения.
  • Поддръжка на живо - Поддръжката на живо предлага здрава услуга чрез имейл, чат и телефонни обаждания.

Професионалисти:

  • оферти „дистанционно изтриване“ функция за незабавно изчистване на вашите файлове от откраднати устройства и хакнати акаунти, за да се запазят данните
  • Позволява ви да наблюдавате активността на вашия екип през административното табло
  • Осигурява временен достъп чрез изтичащи връзки и деактивира изтеглянията във връзките
  • Помага да възстановите изтритите файлове, като възстановите предишната версия на файла
  • Синхронизира между устройства и платформи
  • Предлага се с функция, наречена „екип мениджър на папки“ за да ви помогне да придобиете контрол и видимост над екипните папки
  • Предлага множество гъвкави планове за съхранение

Недостатъци:

  • Мобилната версия не е толкова лесна за използване като настолната версия
  • Качванията могат да бъдат бавни

Ценообразуване:

Стандартните и разширените му планове струват съответно 12,50 и 20 долара на месец. Цената на неговия Enterprise план е достъпна при поискване.

2. Документи Zoho.

Zoho Docs е друг популярен софтуер за управление на документи в този списък. Той ви позволява да съхранявате и управлявате безопасно всичките си файлове в облака. Той също предлага мощни инструменти за сътрудничество, включително споделяне на групи и двупосочна синхронизация, за да ви помогне да работите с отдалечени клиенти и служители ефективно.

Основни функции:

  • Съхраняване на документи - Тя дава възможност на потребителите лесно да съхраняват големи файлове, включително видеоклипове, папки и дори пълни бази данни.
  • Имейл в - Незабавно изпращайте документи от имейла или скенера си в облачния акаунт, без да влизате.
  • Чиста организация - Лесно създавайте папки и подпапки за чиста категоризация на файлове въз основа на проекти, функции и типове файлове.
  • Двупосочна синхронизация - Можете да работите онлайн или офлайн на работния си плот - файловете се актуализират автоматично, след като сте отново онлайн.

Професионалисти:

  • Позволява ви да прехвърлите голям брой папки, без да обърквате поръчката
  • Създава автоматично архивиране на файлове, за да се предотврати загуба на данни
  • Позволява ви да качвате файлове в насипно състояние
  • Позволява ви да създадете група за споделяне на файлове с няколко потребители наведнъж
  • Осигурява чат в приложението за сътрудничество с различни членове на екипа
  • Поставя напомняния и задача за управление и делегиране на работа между екипи
  • Запазва вашите файлове на различни сървъри на множество места
  • Той осигурява строга сигурност чрез криптиране на файлове чрез базиран на RSA 2048-битов ключ, изграден чрез Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Предлага функцията за одитна пътека за проследяване на редакции, направени от други потребители
  • Позволява ви да го персонализирате според вашите изисквания за марка
  • Предлага безплатна версия за до 5 потребители

Недостатъци:

  • Потребителският интерфейс изглежда основен и датиран
  • Времето за зареждане на приложението е бавно

Ценообразуване:

Платените му планове започват от 5 долара на месец нататък. Освен това получавате 15-дневна безплатна пробна версия.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet е друга мощна система за управление на документи (DMS), която ви помага незабавно да сканирате и правите цифрови файлове. Също така ви позволява да изпращате един файл в множество формати със защитени с парола връзки и лесно да категоризирате и намирате файлове.

Основни функции:

  • Мощно търсене - Той позволява пълнотекстово търсене за търсене на всеки файл, който се намира във всяка папка. Той организира, автоматично разпознава, назовава и съхранява всички документи, използвайки информация, налична във файловете.
  • Управление на работния процес - Лесно прегледайте моментната снимка на вашия документооборот. Също така ви позволява да разгледате конкретни етапи от работния процес.
  • Вградени шаблони - Използвайте шаблони за структурата на папките, които искате да запазите в цялата система. Можете също така да извършите създаване на документи с предварително определени имена.
  • Заявки за файлове - Позволете на отдалечени клиенти и служители отдалечено да качват файлове в системата чрез достъп на гостите, като използвате функцията си за искане на файлове.

Професионалисти:

  • Позволява ви да зададете управление на отделни папки, шкафове, чекмеджета на файлове
  • Можете да изпратите заявка за електронно подписване до всеки за всеки документ
  • Позволява ви да запазите отделна следа за одит за подписани документи, за да гарантирате съответствие и безопасност
  • Предоставя удобно за потребителя настолно приложение
  • Импортира имейли и прикачени файлове в предварително дефинирана папка
  • Предлага отзивчива техническа поддръжка
  • Предлага се с мобилни приложения за Android и iOS
  • Позволява ви да качвате документи директно от камерата
  • Използвайте двуфакторна автентификация и основано на роли разрешение за подобрена сигурност
  • Шифроване от край до край на споделяне и съхранение на файлове
  • Осигурява интеграция с приложения на трети страни, включително Salesforce и Microsoft Office

Недостатъци:

  • Може да е по-удобно за потребителя

Ценообразуване:

Абонаментните му планове започват от 15 долара на месец и стигат чак до 199 долара на месец. Можете също така да получите безплатна демонстрация.

4. Цифрово чекмедже.

Цифровото чекмедже е една от предпочитаните опции на средния бизнес в търговията на дребно, производството и образованието, наред с други. Той е в състояние да сканира документите и да съхранява документи незабавно и предлага вътрешно съхранение на документи за добавен защитен слой.

Основни функции:

  • Организация на документите - Лесно организирайте всичките си документи на централизирано място с позната структура на файлове / папки, базирана на Windows. Също така ви позволява да съхранявате файлове в множество файлови шкафове за лесно разделяне.
  • Гъвкави - Лесно сливане на документи или добавяне на страници към вече съществуващите документи. Можете също така да преназначите документи с различни индекси.
  • Лесен внос - Използвайте функции за плъзгане и пускане, копиране и поставяне и сканиране или импортиране на функции, за да импортирате лесно директно в устройството.
  • Сигурност - Той предлага мощна сигурност на всички документи чрез AES-128 битово шифроване. Можете също така да използвате пътеката за одит, за да следите промените, направени във всеки документ.

Професионалисти:

  • Незабавно персонализирайте файлови шкафове за специфични бизнес изисквания
  • Използвайте контрол на версиите, за да получите достъп до по-стари версии на същия файл
  • С търсене на ключови думи и текст можете лесно да намерите файлове, съхранявани във всяка папка на устройството
  • Позволява ви да отпечатвате документи директно от устройството
  • Заснемайте и импортирайте няколко документа едновременно
  • Той синхронизира промените, направени във файловете от всяко устройство
  • Лесно си сътрудничете с различни заинтересовани страни, като преглеждате промените, направени във файла в реално време
  • Предлага безплатна пробна версия

Недостатъци:

  • Предлага ограничени функции
  • Не е подходящ за големи организации

Ценообразуване:

Можете или да закупите лиценз за един потребител на софтуера на еднократна цена от 1200 долара, или да отидете с абонаментния му план от 500 долара годишно.

5. FileHold.

FileHold е решение за управление на корпоративните документи (DMS), което е достъпно и лесно за инсталиране. Можете лесно да сканирате, съхранявате и индексирате документи чрез софтуера. За да осигурите абсолютна сигурност, можете също да инсталирате софтуера на вашия локален сървър.

Основни функции:

  • електронни форми - Лесно извличайте информация от метаданни от електронни форми чрез използване на стандартни инструменти на Microsoft Word, налични в Office или PDF формуляри.
  • Куриер - Това е сигурен метод за изпращане на документи, който също изпраща доказателство за доставка. Също така уведомява получателите чрез имейли с връзка към документа.
  • Управление на файлове - Позволява ви да станете по-ефективни, като диференцирате ежедневните си задачи и правите управлението на файлове ефективен процес.
  • Сканиране и изображения - Отидете без хартия чрез директно сканиране и изобразяване на документите, които да изпратите на различни потребители по целия свят.

Професионалисти:

  • Предлага множество поддръжка на браузър
  • Предлага се със способен софтуер за смартфон за лесно управление на всички документи
  • Той е оборудван с подобно търсене в Google, което използва метаданните на документа, за да ви помогне да намерите подходящи резултати
  • Можете да го интегрирате ефективно с Microsoft Office, за да активирате директен достъп до инструменти като Outlook, Word, PowerPoint, Excel и Visio
  • Лесно управлявайте както най-новите, така и архивните документи чрез разширени политики за разположение и задържане
  • Използвайте способността за чекиране / качване, за да избегнете презаписване, докато работите върху определен документ
  • Създайте виртуални папки, за да постигнете безкрайно агрегиране на файлове
  • Позволява ви да работите върху документите офлайн и всички промени ще бъдат запазени, след като сте отново онлайн
  • Предлага управление на съдържанието на предприятието (ECM) и архивиране

Недостатъци:

  • Ако сте начинаещ, може да ви се стори малко предизвикателство да разберете неговите функционалности
  • Потребителският интерфейс не е удобен за потребителя

6. Локатор на документи.

Търсене на документи предлага мощна интеграция с Windows и ефективен облачен хостинг за удобно управление на файлове. Някои от най-впечатляващите му функции включват контрол на версиите, сканиране без хартия, контрол на документи, управление на електронна поща и други.

Основни функции:

  • Сканиране - Търсене на документи ви позволява лесно да конвертирате хартиени документи в напълно търсени файлове. Можете също така да извършите улавяне на документи и да разберете важни факти за документа като метаданни на файла.
  • Автоматизирани работни процеси - Той предлага разнообразни функции на работния процес, включително изчакване, ролеви процеси, контролни точки за качество и персонализирани шаблони за уведомяване, между другото.
  • Опции за търсене - Можете да търсите във файлове чрез множество възможности, включително бързо търсене, търсене на мощност, разширено търсене или My DL търсене.
  • Одобрение на документа - Лесно заснемане на електронно одобрение на документи, за да се гарантира прозрачност и съответствие. Той също така поддържа както единични стъпки за одобрение, така и сложни множество стъпки за одобрение.

Професионалисти:

  • Позволява ви да улавяте метаданните на сканираните файлове от зони, обложки, баркодове или да избирате поотделно на екрана, като използвате визуализацията в Document Pro
  • Предлага поддръжка в браузъри, устройства и платформи
  • Увеличава гъвкавостта на процеса чрез опции за делегиране
  • Можете да автоматизирате документи, ориентирани към документи, за да избегнете повторяемостта и да подобрите ефективността на операцията
  • Прегледайте определена извадка от работния процес за по-добър контрол на качеството
  • Позволява ви да проследявате състоянието на прегледа на документа и стъпките на одобрение
  • Автоматичните напомняния и известия ускоряват процеса на одобрение на документите
Недостатъци:
  • Потребителският интерфейс е малко помия
  • Предлага обучение само няколко пъти в годината

Ценообразуване:

Цените на лицензите му започват от 250 долара и стигат до 400 долара.

7. HighTail.

HighTail позволява управление на документи по-удобно и интуитивно за потребителя. Освен това, тя позволява на творческите специалисти лесно да споделят големи файлове, включително видео, художествени произведения, дизайн, фотография и презентационни файлове, между другото.

Основни функции:

  • Визуализация с висока резолюция - Можете да визуализирате или предавате големи файлове, без да ги изтегляте.
  • Разговор в реално време - Хората или екипите могат да получават имейли в реално време, актуализации на проекти и коментари.
  • Бележки от бележки - Позволява ви да коригирате файловете, като нарисувате кутия, стрелка, линия или свободна ръка за маркиране на мултимедийните файлове.
  • Сравнение на версиите - Можете да използвате сравняване на една до друга версия на файловете на един и същ екран, за да прецените промените и лесно да дадете обратна връзка.

Професионалисти:

  • Позволява на потребителите да дават по-ясни отзиви чрез директен коментар към файла, което води до по-малко резултати и по-добър краен продукт
  • Рационализира и консолидира творческия процес, за да намали времето до пускане на пазара
  • Получателите не се нуждаят от акаунт за контрол на достъпа, за да преглеждат споделените файлове
  • Предлага се с 256-битово AES криптиране, заедно с оферти за ниво на сигурност за осигуряване на строга сигурност в цялата система
  • Осигурява 'изпрати проследник' функция, за да разберете кога файловете се доставят и изтеглят
  • Преглеждайте няколко файла наведнъж през визуални папки
  • Предлага безплатна версия за физически лица

Недостатъци:

  • Споделените връзки изтичат твърде бързо
  • Функцията за търсене не е удобна за потребителя

Ценообразуване:

Премиум плановете му започват от $ 12 на месец и стигат до $ 36 на месец.

8. Evernote Business.

Evernote Business е без съмнение един от най-популярните инструменти за управление на файлове. Той ви помага лесно да създавате и споделяте бележки и файлове, за да създадете по-интелигентно и по-продуктивно работно място. Всички негови характеристики се фокусират предимно върху повишаване на производителността на бизнеса.

Основни функции:

  • Повишаване на производителността - Екипите могат ефективно да събират, категоризират и споделят идеи за повишаване на производителността.
  • Уеб клипер - Незабавно съхранявайте екранни снимки на уебсайтове във вашия акаунт в EverNote. Можете лесно да запазите цялата полезна информация онлайн и да ги намерите подрязани, когато имате нужда от тях.
  • Вградени шаблони - Можете да използвате вградените шаблони на Evernote, за да спестите време и усилия, докато отговаряте на конкретни нужди. Лесните за инсталиране шаблони са много адаптивни и дори можете да ги използвате безкрайно много време.
  • Обширна интеграция - Той предлага широка интеграция с приложения на трети страни като Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive и Slack.

Професионалисти:

  • Позволява изрязване на екранни снимки, за да улавя информацията, от която се нуждаете
  • Предлага множество клавишни комбинации, за да подобри вашата ефективност
  • Позволява ви да редактирате файлове и акаунти в реално време
  • Също така ви позволява да търсите ръкописни бележки, снимки на бяла дъска и сканирани изображения
  • Той е в състояние да идентифицира 11 ръкописни и 28 пишещи езика
  • Evernote for Business също поддържа предпоследен за iPad
  • Позволява ви да сканирате физически документи и да ги съхранявате като защитени файлове

Недостатъци:

  • Организацията на артикулите не е без грешки
  • Синхронизирането на по-големи файлове е бавно

Ценообразуване:

Платените планове започват от $ 14,99 на месец на потребител.

9. Smartsheet.

Smartsheet е един от предпочитаните решения на предприятията за постигане на гладко управление на проекти, споделяне на файлове и сътрудничество. Една от основните му характеристики е, че предлага широка интеграция с приложения на трети страни, включително Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier и други.

Основни функции:

  • Предварително зададени шаблони - Той предлага предварително зададени шаблони, които да ви помогнат да дефинирате работните процеси и бизнес процесите по много по-лесен начин.
  • Съдействие за съдържание - Лесно наблюдавайте напредъка на производството от вашия лист, възлагайте задачи, използвайте автоматизирани напомняния, позволявайте на други потребители да преглеждат съдържанието и да дават подробни отзиви чрез прикрепени пояснения.
  • Високо сигурен - Smartsheets използва излишък на данни на няколко сайта, хостинг в Equinix и AWS съоръжения, за да се увери, че вашите документи са защитени.
  • Автоматизация - Можете да автоматизирате повтарящите се процеси, като заявявате одобрения или изпращате сигнали и актуализации.

Професионалисти:

  • Позволява ви да комбинирате условни пътища и множество действия, за да автоматизирате лесно работните си процеси
  • Активира ефективно сътрудничество чрез актуализиране на данните в реално време в различни приложения
  • Лесно замествайте или обединявайте данни от електронни таблици, CSV файлове и Google таблици в Excel в Smartsheet
  • Предоставя лесен за използване потребителски интерфейс с плъзгане и пускане, за да персонализирате таблото си за управление
  • Осигурява достъп в реално време на вашия смартфон чрез приложения за iOS и Android
  • Позволява на трети страни потребители да преглеждат файлове и документи

Недостатъци:

  • Трябва да положите много усилия, за да научите дългия му списък от функции

Ценообразуване:

Стандартното ценообразуване започва от $ 14 на месец. За корпоративните планове с по-разширени функции трябва да се свържете с доставчика.

10. Onehub.

Onehub е друг мощен софтуер за управление на документи в този списък. Той предлага лесно качване на файлове с функцията си за плъзгане и пускане. Освен това позволява на потребителите да контролират версии, да организират файлове в подпапки и да споделят сигурно.

Основни функции:

  • Лесно качване на файлове - Незабавно качване на файлове чрез функцията за плъзгане и пускане. Той също така позволява автоматична версия на файлове, организация, базирана на папки, и сигурен FTP шлюз за групови качвания.
  • Персонализиране - Лесно персонализирайте страници, лого и цветни теми на приложението според вашите нужди от брандиране. Можете също така да добавите персонализиран домейн и бяло етикетиране към профила си.
  • Функции за сигурност - Той използва множество функции за защита, включително базирани на роли разрешения, изчаквания на сесията, следи за одит и двуфакторна автентификация, за да ви помогнат да запазите данните си защитени.
  • Визуализация - Преглеждайте лесно визуализацията на файлове и документи, без да ги изтегляте в браузър или мобилно устройство.

Професионалисти:

  • Позволява ви да се свържете със сътрудника, за да одобрите или прегледате вашите файлове
  • Предлага плавна интеграция с Google Drive и OneDrive
  • Позволява на съобщенията да комуникирате с всеки член на екипа
  • Проследявайте активността, за да знаете кой публикува какво и кога
  • Публикувайте коментари за папки, за да споделяте лесно отзивите
  • Използвайте одиторски пътеки, за да отмените моментално достъпа всеки път, когато видите нещо рибено
  • Лесно налагане на сложна политика за пароли

Недостатъци:

  • Потребителският интерфейс изглежда малко датиран
  • Не можете да създавате подгрупи от потребители

Ценообразуване:

Платените му планове започват от $ 12.50 на месец и стигат до $ 500 на месец.

11. InfoRouter.

InfoRouter е друг инструмент за управление на документи, който може да ви помогне лесно да управлявате всичките си документи. Трябва обаче да го инсталирате през страната на сървъра без странични компоненти на клиента. Добрата новина е, че е много мащабируема и може да използва до 100 сървъра за споделяне на натовареността.

Основни функции:

  • Управление на записи - Сигурно управлявайте важни за бизнеса записи, като изпращате документи в предварително дефинирани работни процеси и проследявате тяхното състояние в реално време.
  • Отчитане - Получавайте консолидиран отчет за събитията, които се случват ежедневно.
  • Многоезичен - Той предлага многоезична поддръжка, която можете да използвате за известия по имейл.
  • Горещи папки - Той автоматично импортира данните на наблюдаваните папки в предварително дефинирани папки infoRouter.

Професионалисти:

  • Позволява ви да конвертирате изображения в PDF файлове
  • Можете да създадете неограничен брой папки
  • Позволява създаването на няколко коренни папки
  • Поддържа както HTTPS, така и SSL
  • Позволява ви да персонализирате шаблони за електронна поща и текст
  • Поддържа историята на класификацията и класифицираните документи

Недостатъци:

  • Качването на големи файлове е малко бавно
  • Потребителският интерфейс е сложен

Ценообразуване:

Ценообразуването му е достъпно при заявка.

Други инструменти, които все още не са прегледани за този списък, включват Docuware, M-Files и SharePoint.

Какво е софтуер за управление на документи?

С бизнеса, който се движи онлайн, софтуерът за управление на документи спечели много внимание напоследък.

Просто казано, те са компютърен софтуер, използван за организиране, индексиране, съхраняване, управление и проследяване на документи в цифров формат. Освен това те ви помагат да преобразувате документите в цифрови формати с помощта на скенери доста лесно.

Справянето с огромно количество данни е доста предизвикателно, особено когато документът е във физическата си форма.

Всъщност голяма продуктивност на бизнеса се губи просто при преодоляване на предизвикателствата пред документацията. Веднъж превърнат в електронни формати, става по-лесно да се движите през документите. В крайна сметка вие прекарвате по-малко време в търсене на тях и можете да се концентрирате повече върху минната информация.

Как използвате софтуера за управление на документи?

Инструментите за управление на документи са доста лесни за използване. Повечето от стъпките се припокриват, независимо от софтуера, който използвате.

Нека да разгледаме практическите стъпки с помощта на Evernote Business.

Посетете уебсайта и създайте акаунта си и попълнете необходимите данни, ако това е бизнес акаунт.

Можете да влезете и да започнете да създавате съдържание веднага. Evernote е съвместим с различни документи, включително снимки, електронни таблици, статии, срокове и бележки. Повечето софтуерни инструменти за документи позволяват и тези документи.

След това можете да започнете да добавяте потребители към вашия бизнес акаунт. Просто кликнете върху иконата отляво, която гласи, „Добавяне на потребители.“ Можете да им изпратите покани по имейл и да ги помолите да се присъединят.

След като добавите потребител, той ще може да прегледа централния хранилище за данни и информация. Тук се казва Космическа директория, Можете също така да им дадете достъп да правят редакции и промени в хранилището.

Evernote ви позволява също да правите бележки, да настройвате работни чатове, да създавате преки пътища и тагове, да сканирате документи и да работите в реално време с колегите си.

Какво трябва да търсите в система за управление на документи?

Въпреки че вашият избор и предпочитания ще варират в зависимост от вашите нужди и бизнес документи, ето някои от основните функции, които винаги ще ви трябват:

1. Архиви.

Софтуерът трябва да ви позволява да архивирате документите си в централно хранилище, за готов достъп и незабавно извличане на информация - например, Документи Zoho.

2. Обширна интеграция.

Софтуерът за управление на документи трябва да осигурява лесна и широка интеграция с приложения на трети страни като Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive и други. Той помага при безпроблемния обмен на документи. Evernote Business е чудесен пример.

3. Групово качване.

Бизнес сценариите включват множество документи. Трудно е, както и отнема много време да ги качвате едно по едно. Затова трябва да изберете инструмент за управление на документи, който позволява групово качване на документи.

4. Защита на документи.

Бизнесът използва инструменти за управление на документи за работа и съхраняване на чувствителни и класифицирани документи. Компромисът с такива данни обикновено има далечни последици за бизнеса и дори може да застраши тяхното съществуване. Ето защо е необходимо да изберете инструмент за управление на документи като Цифрово чекмедже за да се гарантира мощна сигурност на данните.

5. Преглед с висока разделителна способност.

Когато използвате инструмент за управление на документи, не трябва да изтегляте документ всеки път, когато искате да го видите. Софтуерът трябва да позволява визуализации с висока резолюция, когато пожелаете.

Това не е цялостен списък от функции. Има много други важни атрибути, които потребителите търсят, включително широка гама от шаблони, чатове в реално време, разрешено ниво на автоматизация, функция за управление на записи и други.

Резюме.

Това бяха едни от най-добрите налични софтуер за управление на документи. С тази дигитална трансформация отдавна са дните на хартиените документи. Облачното съхранение очевидно е най-добрият вариант. Всички тези инструменти обаче имат различни набори от възможности и USP.

Следователно няма право да обявявате категоричен победител - изборът ви трябва да зависи единствено от вашите изисквания и бюджет.

Например, ако търсите безплатно / достъпно, но надеждно решение, тогава EverNote Business може да бъде отличен избор. Ако обаче разполагате с бюджета и се нуждаете от корпоративно решение с по-усъвършенствани функции, тогава може да искате да продължите Smartsheet.

Прегледайте внимателно различните инструменти и техните функции, преди да вземете окончателното си решение.

Има ли инструменти за управление на документи, които искате да използвате? Уведомете ме в коментарите.

Допълнително четене на сайта: За повече прегледи на бизнес софтуер вижте моите ръководства за най-добрите приложения за планиране, the топ софтуер за управление на проекти и на най-добрите инструменти за презентация да пробвам тази година.