Професионално развитие

11 умения за управление на времето, за да работите по-малко и да печелите повече (2020)


„Производителността е начин за успех“, казват повечето книги и курсове по предприемачество. Това изявление се превръща в мото за желаещите да подобрят уменията за управление на времето: колкото повече работите и колкото повече проекти имате, толкова повече пари и повече успех получавате.

С други думи, вие се опитвате да изземете невъобразимото.

Един ден, когато имаш бизнес уебсайт, блог, репутация, последователи в социалните медии и десетки важни задачи, които трябва да изпълниш, разбираш, че не можеш просто да се събудиш и да започнеш да работиш.

Имате нужда от ефективни техники за управление на времето. И план.

Звездните умения за управление на времето са онова, което прави отдалечената работа или управлението на бизнеса не чашата на всеки. Когато нямаш никаква външна страна мотивиране когато надценявате възможностите си, елиминирате възможна форсмажор, хвалете многозадачност и избягвате делегирането - рискувате да провалите плана отново и отново.

Та какво правиш?

Овладейте изкуството на доброто управление на времето, за да работите по-малко, но по-ефективно. За целта опитайте следните съвети за управление на времето.

Кои са най-добрите умения за управление на времето?

Ето моите снимки за най-добрите умения за управление на времето, които да овладея.

1. Поставете осезаеми цели.

Като фрийлансър, отдалечен работник или собственик на бизнес, вие със сигурност трябва да имате дневни планове. Помага да се организира работата, но има малък проблем: с дневните планове ще знаете Какво да направя; но няма да знаеш защо да го направя.

Абстрактни цели като печелене на повече пари онлайн не работи тук Не можете да бъдете продуктивни, ако не разбирате къде ви води тази производителност. За успешна работа практикувайте дългосрочно планиране и поставяне на цели: Поставете осезаеми цели, като питате къде искате да бъдете след година или пет и как тази цел е свързана с това, което правите днес.

Осезаемите цели ви дават дългосрочна визия и краткосрочна мотивация за работа. За да ги направите по-мощни, използвайте техниката, известна като интелигентни цели (the СМАРТ акроним):

  • Специфичен (за да можете да видите посоката, която да следвате)
  • Измерими (така че можете да имате реалистични крайни срокове, за да ги завършите)
  • Достижими (за да можете да разберете, че са достатъчно реалистични за постигане)
  • Подходящи (така че те да се изравнят с посоката, в която искате да поеме кариерата ви)
  • Ограничени във времето (така че можете да определите срок за изпълнение).

2. Преобразуване на планове в задачи.

Добре, вие сте си поставили цели за година или две. Да речем, че планирате да издадете книга, печелете $ 35 000 на месец с блогили да се превърнете в топ копирайтър на свободна практика във вашата страна. Но кога и какво ще направите, за да се реализират тези цели?

Трябва да преобразувате тези дългосрочни планове в конкретни важни задачи, които ще изпълните, за да постигнете целта. Сроковете играят важна роля тук: имате 52 седмици за изпълнение на годишен план, така че задайте една свързана задача на седмица и я добавете в списъците си със задачи, за да я направите навреме.

И със сигурност, не пренебрегвайте свързаните с тях дейности, ако има такива: пишете за медиите, създавайте серия от индивидуални консултации, популяризирайте бизнес профилите си, участвайте в уебинари и т.н.

3. Отделете време за самоосъзнаване и популяризиране.

Когато работите по няколко проекта и не правите никакви други планове, рискувате да работите 10-12 часа на ден без самостоятелно и професионално израстване. Това е безкрайният кръг без освобождаване, но повишени нива на стрес, изгаряния, забавяне и нулева производителност.

Когато планирате работата си, вземете предвид следните аспекти:

  • Работата ви с проекти на клиенти - разделете ги на етапи, с контролни точки
  • Вашите идеи и реализация на вашите собствени проекти - работете на вашия уеб сайт, напишете убеждаващо съдържание за това, участвайте в нишови конференции, пишете статии за гости, създавайте курсове за обучение и др.
  • Работа в мрежа - разработването на социални медии и лична марка са вашите инструменти за търсене на клиенти, така че не забравяйте да отделите време и за това
  • Самоинвестиране - книги, уебинари, подкасти, образователни бюлетини, курсове ... Това отнема известно време, така че го планирайте съответно
  • Напълване на кладенеца”- планирайте известно време да се възстановите от работа и да изпитвате по-малко стрес: ходете на кино, пътувайте, прекарвайте време с приятели ... По-често предприемачите са набивачи; така че ако не планират предварително почивка, рискуват да прекарат цялото време в работа. Не е това, от което се нуждаете за страхотно управление на времето и по-добра производителност.

И сега, за най-интересната част:

Как да споделим времето за всичко това? Ами пропорциите?

Зависи от натоварването на задачата ви и реда на предпочитанията ви. Пропорцията на времето не може да бъде постоянна, 80/20 или каквото и да е. Когато имате много клиенти и проекти, планирайте по-малко време за обучение и самореклама.

И все пак, направете го, за да не изчезне от медийната сцена! И обратно, когато няма нови задачи за управление на проекти напред - насочете всички усилия и достатъчно време за популяризиране на вашите услуги. Предварително направете план и списък с идеи за него.

4. Помислете за краткосрочно планиране.

Повечето от нас знаят отдалечената работа и предприемачеството като безсънни нощи по проекти заради утрешните крайни срокове. Но това не е нищо друго, освен липсата ви на умения в краткосрочното планиране.

За да избегнете часовете на пик и крайния натиск, които убиват вашата производителност, направете това:

  • Ако всички клиенти идват едновременно - оценявайте и преценявайте всеки проектен план, помислете за приоритизиране и се откажете от тези, които не са вашата специалност.
  • Ако е трудно да разберете колко време ще ви е необходимо, за да завършите проекта - разделете го на етапи и направете всички необходими модификации в плана си.
  • Ако има проблеми с одобрението, корекции или всякакви други форсмажорни обстоятелства - оставете малко свободно време в календара си, за да ги разрешите, и ревизирайте задачите съответно.
  • Използвайте мощно приложение за планиране като тъкани за да гарантирате, че можете да управлявате ефективно срещите, да увеличите производителността и да подобрите усилията си за сътрудничество.

5. Не планирайте всички задачи за един ден.

Тази грешка следва горепосоченото тук. Когато не можете да прецените способностите и обхвата на работата си, но вярвате, че един ден е достатъчно дълъг, за да сте навреме с всичко, в него вмъквате множество задачи. Излишно е да казвам, че не успявате да се справите ефикасно с всички тях.

Производителността и уменията за управление на времето не са за „направи възможно най-много днес“. Това е за правилно приоритизиране и способността да се чете времето.

Планирайте една или две отнемащи време задачи и три или четири кратки сделки на ден. Направете същото и със седмичния си график, за да не изпадате в паника и да не пропускате срокове, ако не сте изпълнили навреме всички ежедневни задачи.

6. График на работното си време.

Работи на свободна практика и работя от вкъщи става въпрос за свободата на времето, нали?

Без ясни граници работното ви време може да излезе извън контрол. Харесва ли ви да започнете работа преди да миете зъбите сутрин? Какво ще кажете за довършване на работа в леглото, преди да си легнете да спите, защото мозъкът ви все още работи на миля в минута?

Без да насрочвате часовете си, психичното ви здраве и личният живот могат да пострадат, а отлагането и стресът са нещо обичайно.

Помнете за такова нещо като „работно време“. Създайте график, работете с определен брой часове на ден и избягвайте да отделяте свободното си време за работа.

Това не означава, че трябва да работите от 9 до 5; това означава, че знаете, че работата ви е например шест часа на ден и няма да жертвате своя седми или осми час по телефонни разговори или дори неотложни задачи.

И никога не работете през почивните дни или имайте поне един почивен ден в седмицата. Ден е, когато забравите за уменията си за вземане на бизнес решения и дори не мислите за нещо от рода на „Ще проверя имейла за секунда“. По правило тези секунди се превръщат в часове, което ви кара да мислите за работа отново и да завършвате с нервни сривове.

7. Не се опитвайте да реализирате всички идеи.

Дори не се опитвайте да реализирате всички идеи, които ви идват в главата. Да, изглежда непродуктивно да се откажеш от толкова много творчески неща, които си записал в бележника, но си оставил отменен: нови курсове, проекти, дейности, услуги - като правило само 30-50% от тях отиват на живо; други се погребват в чернови.

Но е добре.

Страхотно е да генерират тонове бизнес идеи и ги запишете, за да не ги забравите. Но направете навик да оценявате всяка идея на етап подготовка: колко време и усилия са ви необходими за нейната реализация и какви печалби или ползи ще получите след това. Играта струва ли свещта?

8. Извлечете максимума от технологиите.

Някои от нас започват със създаването на списъци със задачи на листове хартия, по-късно разбират, че е неефективно, и решават, че са достатъчно дисциплинирани, за да запомнят всичко без никакви списъци. Добре е, ако работите с един проект или не планирате нищо, освен тази реализация на проекта. За продуктивна работа в различни области на живота ви трябват инструменти. Не се опитвайте да държите всичко в главата си.

Чувствайте се свободни да изберете всичко, което ви помага да организирате работа, спазвайте графика и следвайте плана: Trello, isoTimer, Toggl - казваш го. Но ето професионален лайфхак за вас: смесете няколко инструмента или променете съществуващия от време на време. Тя ви позволява да спестите енергийните си нива и да избягвате да се захранвате с един инструмент и да се губите в задачите.

9. Не отговаряйте веднага на имейли.

Няма нужда да разказвате за често срещани разсейвания и загуби на време като телевизионни сериали или емисии в социалните медии. Повечето хора знаят за тях и как да се справят с тях, но някои все още пренебрегват подобно време и тяхното убийство като производителност като незабавни реакции на предложения за проекти или въпроси от клиенти.

Предприемачите и отдалечените работници са собствени търговци и ръководители на продажби, така че те се опитват да бъдат достъпни онлайн през цялото време. Пратеник, имейл, телефонни обаждания - трудно е да устоиш на изкушението да отговориш на намигване. Вярвате, че ще загубите клиент или ще ги обидите, ако не отговорите на съобщението им тук и сега; но не е така.

Това е просто - колкото по-бързо реагирате, толкова по-бързо ще отговори вашият клиент. Плюс това, колкото повече имейли изпращате, толкова повече ще получавате.

Това, което ще загубите всеки път, когато се разсеете, е концентрацията върху задачата. Ще трябва да отделяте време за връщане в играта отново и отново, много пъти на ден.

Решението?

Изключете месинджърите, когато започнете да работите. Проверявайте имейлите няколко пъти на ден максимум (за тази цел отделете известно време между основните задачи). Използване на инструменти за електронна поща, за да планирате публикациите си, така че те да бъдат изпращани със закъснение.

Ако ви е трудно да пренебрегвате разсейването от други уебсайтове, използвайте инструменти, които ще блокират вашият достъп до тези ресурси.

10. Отнасяйте се с измамите.

Тези, които са запознати със здравословните диети, знаят за мамят - един ден месечно или седмица, когато можете да ядете всичко, което искате. Говорейки за бизнеса, принципът на маминото хранене също работи: той помага да „запълниш добре“ (споменато по-горе) и да подпомогнеш нивото на твоята ефективност и производителност.

Яденето на мами в бизнеса не е за храна, а за алтернативно време. Това може да бъде ден за гледане на сериалите, пазаруване, обектни обеми в града и др. Но не бъркайте тези дни с почивния си ден! Просто се уверете, че вашият ден за мамят не е в съответствие с деня на важен краен срок и не го правите ежедневен навик.

11. Не забравяйте да отглеждате вашите меки умения.

Не можете да управлявате производителността на времето и работата, без да управлявате живота си като цяло. Подробният график няма да ви направи супер организирани и щастливи: можете да научите как да пишете план и как да изглаждате натовареността си, но това умение изисква и знания за изграждане на отношения с клиенти, как да разберете дали имате нужда да работите с този човек, как да кажа „не“ на токсични хора и т.н., и така нататък.

Както можете да видите, уменията на професионалист в своята ниша надхвърлят управлението на времето.

За да избегнете грешки и да организирате работата си, трябва да вземете всички особености на своята ниша, да почерпите своя опит и опит и да сте наясно със своите слаби страни, усъвършенствайки се. След като бъдат разгледани, тези подробности ще ви помогнат да съставите работен график за добри умения за управление на времето и по-добра производителност.

  • Делегат. Светът няма да се срине, ако не вършите всички задачи сами.
  • Научете се да казвате не и създайте алгоритъма за избор на клиент. Работете с интересни за вас проекти и редувайте дългосрочни и краткосрочни проекти.
  • Не се страхувайте от повишаване на цените за вашите услуги, ако плаща.

Управлението на времето не е математически или оперативен график, а креативност и съзнание, които променят живота ви към по-добро.

Специалист, който спазва сроковете, е ценно предимство. Потребителите включват такива хора в списъците на техните любими и с удоволствие ги препоръчват на приятели.

Така че, вашите умения за звездно управление на времето ви позволяват да станете много по-търсени и по-скъпи на пазара. Освен това, вие получавате по-ярък живот и ресурс от време и усилия, за да го пренесете на следващото ниво.

****

От Лесли Вос, стратег по съдържание и сътрудник в bid4papers блог.